不良品のお詫びメールの例文

不良品のお詫びメールの例文

精密機器や電気製品に初期不良はつきものです。ただ、製造元からすれば数千台、数万台にたった1台の初期不良品かもしれませんが、ユーザーにとっては唯一無二の1台が不良品だったわけで、到底納得いく話では無いのです。

商品の初期不良が確認された場合は迅速な対応が求められます。代替え品は初期不良品の到着を待たずにユーザーへと発送すべきですし、メールでのお詫びも丁寧に行うことが大切です。初期不良に関する対応を正しく行えば、逆に自社に対する信頼を増すチャンスにもなり得るのだと肝に銘じておきましょう。

不良品のお詫びメールの例文
件名：「全自動洗濯機」初期不良のお詫び

○○様

平素より当社製品をご愛顧賜り、誠にありがとうございます。
○○電機株式会社　営業部の▲▲です。

このたびはお買い上げ頂いた弊社製品に初期不良があり、大変ご迷惑をお掛けしました事を深く陳謝致します。

新しい製品につきましては当社が責任を持って検品を行い、本日出荷致しましたので今しばらく着荷までお待ち頂きますようお願い申し上げます。

今後、このようなミスを繰り返さぬよう全社挙げまして検品体制を見直し、万全のシステムを構築するよう徹底して参ります。

今後共何卒変わらぬお引き立てのほど、お願い申し上げます。

後日、改めてご挨拶にお伺いさせて頂きたいと存じますが、取り急ぎメールにてお詫びさせて頂きますことをお許し下さい。

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上記の例文は不良品や破損品が発生した場合の謝罪メールとなります。内容としては発生理由・代替え品の発送状況・今後の対応・後日改めて伺う事の伝達、となります。まず急いで代替品の発送手続きを行い、その後謝罪メールを送るという流れが良いでしょう。

冒頭でも書いた通り、初期不良というのはある一定の確率で必ず起こります。不良品に関する対応を間違えるとすぐにSNS等で拡散されかねない世の中ですから大変シビアな対応が要求されます。不良品の発生を限界まで抑える工夫と共に、顧客に対し真摯な態度を示すためのメールのテンプレートは必ず全社的に共有しておくべきでしょう。